Sinjalizuesi mund të raportojë veprimin ose praktikën e dyshuar të korrupsionit, me çdo mjet komunikimi, në formë të shkruar, ose të deklarohet verbalisht para njësisë përgjegjëse të autoritetit publik ose subjektit privat. Kjo presupozon edhe komunikimin elektronik. Megjithatë, që sinjalizimi të quhet i vlefshëm, nevojitet që sinjalizuesi të kontaktojë fizikisht punonjësit e njësisë përgjegjëse dhe që sinjalizimi të dokumentohet me shkrim prej tyre.

ILDKPKI-ja ka hartuar dhe publikuar formular të sinjalizimit të brendshëm, të cilat mund të gjenden në: https://www.ildkpki.al/formulare/.

Sinjalizimi bëhet me shkrim dhe përmban të paktën:

• të dhënat e identitetit dhe të kontaktit të sinjalizuesit;
• përshkrimin e fakteve dhe rrethanave për veprimin ose praktikën e dyshuar të korrupsionit, shoqëruar me provat përkatëse, për aq sa është e mundur;
• referimin përkatës në Kodin Penal, për aq sa është e mundur;
• shkaqet ligjore në rast të përdorimit të mekanizmit të raportimit të jashtëm.

Ligji kërkon që pranë çdo autoriteti publik, i cili ka më shumë se 80 të punësuar, të caktohet një njësi përgjegjëse, e cila regjistron, heton administrativisht dhe shqyrton sinjalizimet. Ligji kërkon që pranë çdo subjekti privat, i cili ka më shumë se 100 të punësuar, të caktohet një njësi përgjegjëse, e cila regjistron, heton administrativisht dhe shqyrton sinjalizimet.

Të gjitha autoritetet publike dhe subjektet private, janë të detyruara të hartojnë dhe miratojnë rregulloret e tyre të brendshme të posaçme për procedurën e shqyrtimit të hetimit administrativ të sinjalizimit dhe mbrojtjes nga hakmarrja. Çdo autoritet publik është i detyruar t’i publikojë këto rregullore në faqen zyrtare në web.

Në përputhje me strukturën e organizatës, njësia përgjegjëse mund të përbëhet nga një ose më shumë persona të trajnuar. Punonjësit brenda njësisë përgjegjëse janë të trajnuar posaçërisht për mekanizmat e sinjalizimit dhe në fushën e mbrojtjes së sinjalizuesve, në përputhje me udhëzimet e Këshillit të Ministrave, për autoritetet publike dhe ILDKPKI-së për sektorin privat.

Gjatë hetimit administrative, njësia përgjegjëse duhet të shmang çdo konflikt interesi dhe të deklarojë menjëherë brenda organizatës konfliktin e interest përpara fillimit të hetimit administrative të një sinjalizimi në lidhje me një veprim ose praktikë të dyshuar korrupsioni.

Njësia përgjegjëse është organi i posaçëm, i caktuar brenda autoritetit publik ose subjektit privat dhe i ngarkuar me detyrën e shqyrtimit të hetimit administrativ të sinjalizimit. Njësia përgjegjëse është e detyruar të regjistrojë, hetojë administrativisht dhe shqyrtojë sinjalizimet sipas dispozitave ligjore.

Njësia përgjegjëse heton administrativisht sinjalizimin, në përputhje me dispozitat e Kodit të Procedurave Administrative, për aq sa nuk parashikohet ndryshe. Procedura e hetimit administrativ duhet të përfundojë sa më shpejt të jetë e mundur, por, në çdo rast, jo më vonë se 60 ditë nga data e fillimit të hetimit, përveçse kur nevojitet më shumë kohë.

Gjatë hetimit administrativ, njësia përgjegjëse mund të kërkojë informacion shtesë, urdhërojë inspektime, mbledhë deklarata ose të konsultojë ekspertë. Çdo palë pjesëmarrëse në hetimin administrativ mund të konsultohet me dosjen, të japë deklarata me shkrim, argumente ose opinione, dhe ka të drejtë të dëgjohet në lidhje me pretendimet e tij/saj.

Njësia përgjegjëse njofton sinjalizuesin për çdo masë të marrë në përgjigje të sinjalizimit jo më vonë se 30 ditë nga momenti i kryerjes së veprimit. Njësia përgjegjëse është e detyruar t’i përgjigjet brenda 30 ditëve nga marrja e kërkesës për informacion, të paraqitur me shkrim nga sinjalizuesi mbi çështjen e sinjalizuar prej tij/saj.

Pas përfundimit të hetimit administrativ, nëse gjenden shkelje administrative, sipas ligjit, njësia përgjegjëse vë në dijeni organin kompetent dhe merr masa të menjëhershme, për të parandaluar ose penguar vazhdimin e pasojave të dëmshme nga veprimi ose praktika e dyshuar e korrupsionit të sinjalizuar.

Nëse gjatë hetimit administrativ, rezulton se sinjalizimi për veprimin ose praktikën e dyshuar të korrupsionit është e bazuar, njësia përgjegjëse ose ILDKPKI-ja, njofton menjëherë prokurorinë ose Policinë e Shtetit.

ILDKPKI-ja ka hartuar “Regjistrin e Sinjalizimit të Brendshëm në Njësinë Përgjegjëse në Organizatë”. Sinjalizimet regjistrohen në një regjistër të posaçëm protokolli dhe elektronik. Për më tepër, njësia përgjegjëse duhet të raportojë mbi hetimin adminstrativ të sinjalizimeve para ILDKPKI-së, çdo vit, jo më vonë se data 15 janar e vitit pasardhës.

Njësia përgjegjëse ka të drejtë të mos fillojë hetimin administrativ nëse:

• sinjalizimi nuk është depozituar sipas formës dhe përmbajtjes së kërkuar, dhe sinjalizuesi nuk korrigjon këto të meta brenda 7 ditëve nga marrja e njoftimit;
• sinjalizimi përmban informacione të cilat nuk përfshihen në fushën e zbatimit të ligjit (korrupsion);
• kur nuk ka elementë të kundërvajtjes administrative ose të veprës penale.

Sipas ligjit, sinjalizimi i jashtëm është raportimi i kryer nga sinjalizuesi pranë Inspektoratit të Lartë të Deklarimit dhe Kontrollit të Pasurive dhe Konfliktit të Interesave (ILDKPKI, https://www.ildkpki.al/). ILDKPKI-ja ka hartuar dhe publikuar një formular të sinjalizimit të jashtëm, i cili gjendet në: https://www.ildkpki.al/formulare/.  

Sinjalizimi bëhet me shkrim, forma dhe përmbajtja janë të ngjashëm me sinjalizimin e brendshëm. Përveç kësaj, në rastin e sinjalizimit të jashtëm, raportimi duhet të përmbajë shkaqet ligjore dhe rrethanat e faktit, për përdorimin e mekanizmit të sinjalizimit të jashtëm.

Sinjalizimi i jashtëm tek ILDKPKI-ja mund të kryhet në rastet kur:

• autoriteti publik ose subjekti privat nuk kanë njësi përgjegjëse për këtë qëllim;
• njësia përgjegjëse në autoritetin publik ose subjektin privat nuk fillon hetimin administrativ ose përfundon hetimin në kundërshtim me ligjin;
• ekziston dyshimi i arsyeshëm se persona brenda njësisë përgjegjëse janë përfshirë në mënyrë të drejtpërdrejtë ose jo të drejtpërdrejtë, në veprimin ose praktikën e dyshuar të korrupsionit:
• ka arsye të tjera të bazuara për të dyshuar në integritetin dhe paanshmërinë e njësisë përgjegjëse;
• prova e sinjalizuesit mund të fshihet ose të shkatërrohet nga organizata.

Gjatë kryerjes së një hetimi administrativ ILDKPKI-ja duhet:

• të veprojë me ndershmëri, paanshmëri dhe efikasitet, dhe e pavarur nga pikëpamja politike;
• të shmang çdo konflikt interesi dhe të marrë masat e përshtatshme për të mbrojtur provat nga zhdukja, fshehja, ndryshimi, falsifikimi dhe veprime të tjera, të cilat synojnë asgjësimin e tyre;
• të ruajë konfindencialitetin dhe të mbrojë të dhënat në përmbajtje të çdo raporti sinjalizimi.

Sipas ligjit, gjatë hetimit administrativ, ILDKPKI-ja duhet të shmang çdo konflikt interesi dhe të deklarojë menjëherë tek ILDKPKI-ja konfliktin e interest përpara fillimit të hetimit administrative të një sinjalizimi në lidhje me një veprim ose praktikë të dyshuar korrupsioni.

ILDKPKI-ja heton administrativisht sinjalizimin, në përputhje me dispozitat e Kodit të Procedurave Administrative, për aq sa nuk parashikohet ndryshe. Procedura e hetimit administrativ duhet të përfundojë sa më shpejt të jetë e mundur, por, në çdo rast, jo më vonë se 60 ditë nga data e fillimit të hetimit, përveçse kur nevojitet më shumë kohë.

Gjatë hetimit administrative, ILDKPKI-ja mund të kërkojë informacion shtesë, urdhërojë inspektime, mbledhë deklarata ose të konsultojë ekspertë. Çdo palë pjesëmarrëse në hetimin administrativ mund të konsultohet me dosjen, të japë deklarata me shkrim, argumente ose opinione, dhe ka të drejtë të dëgjohet në lidhje me pretendimet e tij/saj.

ILDKPKI-ja njofton sinjalizuesin për çdo masë të marrë në përgjigje të sinjalizimit jo më vonë se 30 ditë nga momenti i kryerjes së veprimit. ILDKPKI-ja është e detyruar t’i përgjigjet brenda 30 ditëve nga marrja e kërkesës për informacion, të paraqitur me shkrim nga sinjalizuesi mbi çështjen e sinjalizuar prej tij/saj.

Pas përfundimit të hetimit administrativ, nëse gjenden shkelje administrative, sipas ligjit, ILDKPKI-ja vë në dijeni organin kompetent dhe merr masa të menjëhershme, për të parandaluar ose penguar vazhdimin e pasojave të dëmshme nga veprimi ose praktika e dyshuar e korrupsionit të sinjalizuar. Nëse gjatë hetimit administrativ, rezulton se sinjalizimi për veprimin ose praktikën e dyshuar të korrupsionit është e bazuar, njësia përgjegjëse ose ILDKPKI-ja, njofton menjëherë prokurorinë ose Policinë e Shtetit.

Në përputhje me ligjin, ILDKPKI-ja ka hartuar “Regjistrin e Sinjalizimit të Jashtëm në ILDKPKI”. Sinjalizimet regjistrohen në një regjistër të posaçëm protokolli dhe elektronik.

ILDKPKI-ja ka të drejtë të mos fillojë hetimin administrativ nëse:

• sinjalizimi nuk është depozituar sipas formës dhe përmbajtjes së kërkuar, dhe sinjalizuesi nuk korrigjon këto të meta brenda 7 ditëve nga marrja e njoftimit;
• sinjalizimi përmban informacione të cilat nuk përfshihen në fushën e zbatimit të ligjit (korrupsion);
• kur nuk ka elementë të kundërvajtjes administrative ose të veprës penale.

Mosfillimi i hetimit ose përfundimi i hetimit administrativ nga punonjësi, në kundërshtim me dispozitat e ligjit, kur nuk përbën vepër penale, përbën kundërvajtje administrative dhe dënohet me gjobë nga 100 000 deri në 300 000 lekë.