Sinalizuesi e shpalose informacionin tek zyrtari përgjegjës në institucionin publik ose privat. 

Punëdhënësi publik i cili ka më shumë se pesëmbëdhjetë (15) të punësuar është i obliguar të caktojnë zyrtarin përgjegjës dhe ta publikojë emrin e zyrtarit përgjegjës në faqen zyrtare. Nëse punëdhënësi nuk ka caktuar zyrtarin përgjegjës (për shkak se nuk ka qenë i obliguar apo për shkak se nuk e ka zbatuar këtë obligim) atëherë ju mund të sinjalizoni tek drejtuesi i institucionit publik.

Punëdhënësi në sektorin privat, i cili ka më shumë se pesëdhjetë (50) të punësuar është i obliguar të caktojnë zyrtarin përgjegjës dhe ta njoftojë stafin lidhur me zyrtarin përgjegjës. Nëse punëdhënësi nuk ka caktuar zyrtarin përgjegjës (për shkak se nuk është i obliguar apo për shkak se nuk e ka zbatuar këtë obligim) atëherë ju mund të raportoni tek drejtuesi i institucionit privat.

Sinjalizuesi mund të paraqesë një raport direkt te menaxheri i personelit, në rast se ai/ajo:

1. ka dyshime të arsyeshme se zyrtari përgjegjës është ose mund të jetë i përfshirë në praktikën e dyshuar, ose
2. ka dyshime të arsyeshme se zyrtari përgjegjës, për shkak të ndonjë marrëdhënieje apo shoqërimi me një person që është ose mund të jetë i përfshirë në rastin e pretenduar në sinjalizim, nuk është personi i duhur për t'u informuar për sinjalizimin.

Nëse sinjalizimi ka të bëjë me titullarin e institucionit, sipas Ligjit, sinjalizuesi mund të bëjë drejtpërdrejt sinjalizimin e jashtëm.

Informacioni i raportimit duhet të jetë i kuptueshëm dhe duhet të përmbajë të dhënat për personin kundër të cilit është bërë raportimi, si dhe faktet që disponon sinjalizuesi. Raporti mund të dorëzohet me shkrim, me postë ose me e-mail dhe gojarisht.

Për raportimin e brendshëm në sektorin publik, sinjalizuesi mund të përdorë formularin për raportimin në interes publik. 

(Ky formular gjindet tek 

https://kryeministri.rks-gov.net/wp-content/uploads/2021/06/Formular-per-raportimin-ne-interes-publik.doc). 

Të dhënat të cilat kërkohen në këtë formular janë emri i personit raportues, kontaktet, data e dorëzimit, pëlqimi për zbulim të konfidencialitet (në përgjithësi apo vetëm në raport me autoritetet e tjera kompetente), emri i entitetit me të cilin sinjalizuesi është në marrëdhënie të natyrës së punës, natyra e marrëdhënies së punës, përshkrimi i shkurtër i pretendimeve apo çështjes shqetësuese dhe provat dhe burimet e informacionit të cilat duhet të konsultohen.

Për sa i përket sinjalizimit në sektorin publik, zyrtari përgjegjës siguron mbajtjen e një regjistri të raporteve të sinjalizuesve për institucionin. Sipas Rregullores, regjistri është i sigurt, me qasje vetëm nga zyrtari përgjegjës. Gjithashtu, punëdhënësi krijon një kod protokolli të posaçëm për rastet e sinjalizimit dhe siguron një sirtar të veçantë dhe të sigurt për arkivimin e dosjeve të rasteve të sinjalizimit brenda arkivit të institucionit, me akses vetëm nga zyrtari përgjegjës. Nëse sinjalizuesi ka kërkuar që të ruhet konfidencialiteti i tij/saj, emri i sinjalizuesit nuk do të përfshihet në raportin për hetimin e raportit të sinjalizuesit, por vetëm në regjistër.

Zyrtari përgjegjës zhvillon procedurën e paraparë me Ligjin për Mbrojtjen e Sinjalizuesve. Në rastin e sektorit publik, përveç Ligjit, zyrtari përgjegjës zhvillon procedurën e paraparë me Rregulloren për Përcaktimin e Procedurës për Pranimin dhe Trajtimin e Rasteve të Sinjalizimit. Kjo rregullore vlen vetëm për sektorin publik.

Sipas ligjit, secilës palë pjesëmarrëse në hetimin administrativ i garantohet një proces i rregullt në pajtim me Ligjin për Procedurën e Përgjithshme Administrative, dhe pala: 1) mund të paraqesë deklaratë me shkrim; 2) mund të paraqesë prova ose mendime; 3) mund të konsultohet me dosjen e hetimit; 4) ka të drejtë të dëgjohet në lidhje me pretendimet e tij.

Në rastet e sinjalizimit në sektorin publik, pas marrjes së informacionit, zyrtari përgjegjës kryen një vlerësim fillestar të raportit të marrë. Një raport nuk do të hetohet në rastet e mëposhtme:

1. objekti i raportimit shihet qartë që nuk ka të bëjë me interesin publik.
2. nëpunësi përgjegjës pranon një raport në lidhje me një veprim ose lëshim të pretenduar në interes publik, i cili është jashtë kompetencave të institucionit ku është emëruar zyrtari përgjegjës (në këto raste, zyrtari përgjegjës ia referon menjëherë çështjen organit kompetent. dhe njofton sinjalizuesin për këtë);
3. raportimi përmban informata konfidenciale të cilat janë të klasifikuara sipas Ligjit për Klasifikimin e Informatave dhe Verifikimet e Sigurisë, dhe informatat e tilla nuk janë në kompetencë të institucionit (në këto raste raporti duhet t'i dorëzohet institucionit kompetent).

Në raste tjera raportimi duhet të hetohet.

Sipas ligjit, procedura e brendshme e hetimit administrativ të sinjalizimit inicohet nga momenti i raportimit të informacionit të sinjalizuar. Brenda afatit prej 15 ditëve, sinjalizuesi duhet të njoftohet për pranimin apo refuzimin e raportimit të tij. Nëse nuk ndërmirren veprimet pas raportimit të informacionit, ligji parasheh gjobë në lartësi nga 500 deri në 20.000 euro. 

Procedura e hetimit administrativ në lidhje me sinjalizimin duhet të përfundojë sa më shpejt që është e mundur, por në çdo rast, jo më vonë se 45 ditë nga momenti i raportimit, përveç se kur nga rrethanat e rastit kërkohet shtyrja e afatit, e cila nuk mund të jetë më e gjatë se 45 ditë.

Punëdhënësi është i detyruar të marrë masa të menjëhershme, sa më shumë që të jetë e mundur, për të parandaluar ose shuar pasojat e dëmshme të sinjalizimit.

Sipas ligjit, nëse në përfundim të procesit të hetimit administrativ të sinjalizimit nga punëdhënësi, rezulton se veprimi ose praktika e dyshuar e raportuar përbën ose mund të përbëjë shkelje ligjore, punëdhënësi njofton organin kompetent.

Sinjalizimi i jashtëm mund të bëhet vetëm pasi sinjalizuesi ta ketë bërë sinjalizimin e brendshëm, apo të zgjedhë drejtpërdrejt të bëjë sinjalizim të jashtëm në rastet kur: 

1. Sinjalizimi ka të bëjë me drejtuesin e punëdhënësit, 
2. Sinjalizimi ka karakter urgjent që ndërlidhet me një rrezik të rëndë dhe të menjëhershëm ose dëme të pakthyeshme; 
3. Ka dyshime të arsyeshme se mund të ndërmerren veprime të dëmshme ndaj sinjalizuesit, provat mund të fshihen ose asgjësohen nëse ky do të kryente sinjalizim të brendshëm; 4. Sinjalizuesi ka dyshime të arsyeshme se procedurat e brendshme të sinjalizimit nuk janë efektive.
4. Kur sinjalizuesi ka dyshime të arsyeshme se procedurat e brendshme të sinjalizimit nuk janë efektive.

Në rastin e sinjalizimit të jashtëm, sinjalizuesi në sektorin publik e paraqet informacionin tek Agjencia Kundër Korrupsionit ndërsa sinjalizuesi në sektorin privat tek Inspektorati i Punës.

Për të parandaluar konfliktin e interesit në adresimin e rasteve të sinjalizimit të jashtëm  mbrojtja nga konflikti i interesit, në pajtim me Ligjin për Parandalimin e Konfliktit të Interesit në Ushtrimin e Funksionit Publik, aplikohet, dhe lidhet, mes tjerash me Agjencinë kundër Korrupsionit dhe Inspektoratin e Punës.

Informata duhet të jetë e kuptueshme dhe duhet të përmbajë të dhënat e personit kundër të cilit paraqitet sinjalizimi si dhe faktet të cilat i disponon sinjalizuesi. Sipas ligjit, sinjalizimi mund të paraqitet me shkrim, me postë, e-mail apo gojarisht. Formulari i raportimit për raportimin e jashtëm për sektorin publik është në dispozicion në: 

https://kryeministri.rks-gov.net/wp-content/uploads/2021/06/Formular-per-raportimin-ne-interes-publik.doc. 

Rregullorja e Agjencisë Kundër Korrupsionit kërkon mbajtjen e shënimeve të përditësuara për rastet e raportuara.

Agjencia Kundër Korrupsionit/Inspektorati i Punës inicon procedurën e hetimit administrativ në momentin e pranimit të raportimit. Sipas procedurës së përcaktuar në Ligjin për Mbrojtjen e Sinjalizuesve, në rastin e sinjalizuesve në sektorin publik, përveç Ligjit, zbatohen edhe procedurat e përcaktuara në Rregulloren për Organizimin e Brendshëm dhe Sistematizimin e Vendeve të Punës në Agjencinë Kundër Korrupsionit.

Sinjalizuesi duhet të njoftohet për pranimin ose refuzimin e sinjalizuesit brenda pesëmbëdhjetë (15) ditëve nga dita e marrjes së raportit të sinjalizuesit. Në rastet e sektorit publik, Agjencia Kundër Korrupsionit shqyrton rastet e sinjalizimit që hyjnë në fushëveprimin e saj (për shembull, parandalimi i konfliktit të interesit). Nëse Agjencia Kundër Korrupsionit nuk ka autoritet për të vepruar, ajo ia përcjell informacionin autoritetit kompetent (për shembull Policisë ose Prokurorit të Shtetit në rastet e veprave penale) pa vonesë, si dhe informon sinjalizuesin për këtë veprim.

Agjencia Kundër Korrupsionit/Inspektorati i Punës është i detyruar të marrë masa të menjëhershme sa më shumë që të jetë e mundur, të parandalojë pasojat e dëmshme ose të parandalojë vazhdimin e pasojave të dëmshme nga veprimi ose praktika e sinjalizimit të dyshuar.

Sipas ligjit, çdo pale pjesëmarrëse në hetimin administrativ i garantohet një proces i rregullt në pajtim me Ligjin për Procedurën e Përgjithshme Administrative, dhe pala: 1) mund të japë deklaratë me shkrim; 2) mund të paraqesë prova ose opinione; 3) mund të konsultohet me dosjen e hetimit; 4) ka të drejtë të dëgjohet në lidhje me pretendimet e tij.

Në fazën e hetimit administrativ, Agjencia kundër Korrupsionit/ Inspektorati i Punës shqyrton dhe vlerëson pretendimet e ngritura nga sinjalizuesi si dhe mund të kërkojë informacion shtesë dhe dokumente relevante, të urdhërojë inspektime ose të marrë deklaratë nga personat në dijeni për çështjen, si dhe të konsultohet me ekspertë të fushës përkatëse. Në hetimin administrativ mund të marrë pjesë sinjalizuesi dhe personi i tretë për të cilin besohet se ka dijeni për rrethanat e sinjalizuara apo posedon dokumentacion relevant. Në rastet e sinjalizimit të jashtëm në sektorin publik zhvillohet një procedurë hetimi paraprak përpara hetimit administrativ.

Sipas ligjit, procedura e hetimit administrativ të sinjalizimit përfundon sa më shpejt që është e mundur, por në çdo rast, jo më vonë se 45 ditë nga momenti i raportimit të informacionit të sinjalizuar, përveç se kur nga rrethanat e rastit kërkohet shtyrja e afatit. Afati nuk mund të shtyhet më shumë se edhe 45 ditë të tjera.

Agjencia Kundër Korrupsionit/Inspektorati i Punës është i detyruar të njoftojë sinjalizuesin për rezultatin e procedurës, pas përfundimit të procedurës.

Sipas ligjit, nëse sinjalizuesi nuk informohet mbi rezultatin e procedurës, ligji parasheh gjobë në lartësi nga 500 deri në 20.000 euro.

Sipas ligjit, nëse në përfundim të procesit të hetimit administrativ të sinjalizimit, rezulton se veprimi ose praktika e dyshuar e sinjalizuar përbën ose mund të përbëjë një shkelje ligjore sipas ligjit, Agjencia kundër Korrupsionit/Inspektorati i Punës vë në dijeni organin kompetent.

Për shembull, nëse në përfundim të hetimit administrativ rezulton se është kryer një shkelje disiplinore, do të njoftohet organi kompetent për zhvillimin e procedurës disiplinore. Nëse rezulton se është kryer vepër penale, atëherë do të njoftohet Prokurori i Shtetit etj.

Çdo veprim ose mosveprim që synon pengimin e raportimit apo shpalosjes në interes publik është i pavlefshëm dhe zyrtari përgjegjës apo cilido person tjetër në rastet përkatëse ndiqet penalisht sipas dispozitave penale në fuqi në Kosovë.

Çdo dispozitë në një marrëveshje është e pavlefshme nëse synon të: 1) Ndalojë ose kufizojë raportimin apo shpalosjen në interes publik; 2) Përjashtojë ose kufizojë zbatimin e ndonjë dispozite të këtij ligji; 3) Pengojë një person për të filluar ndonjë procedurë në bazë të këtij ligji; 4) Pengojë një person për të filluar ndonjë procedurë për shkelje të kontratës në lidhje me çdo gjë që bëhet si pasojë e raportimit apo shpalosjes së informatave në interes publik.

Për pengim të sinjalizimit, gjykata kompetente shqipton gjobë prej pesëqind (500) euro deri në njëzetmijë (20.000) euro për institucionin publik apo subjektin privat si dhe autoritetin kompetent përkatës (Agjensia Kundër Korrupsionit dhe Inspektorati i Punës). Këto dënime aplikohen nëse: 

1. Nëse institucioni publik apo subjekti privat apo autoriteti kompetent nuk ndërmerr veprime pas pranimit të raportit brenda afatit të përcaktuar me ligj,
2. nëse nuk i informon sinjalizuesit për rezultatin e procedurës, brenda afatit të caktuar,
3. nëse nuk i informon sinjalizuesit, me kërkesën e tij/saj, për ecurinë. dhe veprimet e ndërmarra në procedurë, ose nëse nuk i lejon sinjalizuesit të ketë qasje në dosjen e lëndës dhe të marrë pjesë në veprimet e ndërmarra gjatë procedurës së sinjalizimit,
4. nëse nuk i përmbahet konfidencialitetit siç kërkohet me ligj.

Për të njëjtat shkelje (me përjashtim të detyrimit për të njoftuar sinjalizuesin për rezultatin e procedurës) zyrtari përgjegjës mund të gjobitet me 300 deri në 2.000 euro. Nëse zyrtari përgjegjës është recidivist, ndaj tij mund të shqiptohet gjobë deri në 4.000 euro.

Shpalosja publike apo sinjalizimi publik mund të bëhet në situata kur: 

1. në kohën kur sinjalizuesi që bën shpalosjen, me arsye beson se ai do t’i nënshtrohet ndëshkimit nëse bën raportim të brendshëm apo të jashtëm; 
2. Sinjalizuesi me arsye beson se ka gjasa që dëshmitë në lidhje me veprimet e dëmshme përkatëse do të fshihen ose do të shkatërrohen nëse sinjalizuesi bën raportim të brendshëm apo të jashtëm, 
3. Në rast të kërcënimit të menjëhershëm për jetën, shëndetin publik, sigurinë, mjedisin, apo kur shkaktohen dëme në shkallë të gjerë apo të pariparueshme; 
4. Autoritetet përgjegjëse për trajtimin e sinjalizimit të brendshëm dhe të jashtëm nuk kanë ndërmarrë veprimet përkatëse në lidhje me sinjalizimin brenda afatit prej gjashtë muaj nga momenti i raportimit të informacionit të sinjalizuar.

Shpalosja publike mund të bëhet në media, tek organizatat joqeveritare, përmes internetit, në një mbledhje publike, ose në ndonjë mënyrë tjetër që e bën informacionin publik. 

Sinjalizuesi i cili shpalos informacionin tek publiku në pajtim me këtë ligj, është i obliguar të respektojë parimin e prezumimit të pafajësisë të personit të akuzuar, të drejtën për mbrojtjen e të dhënave personale, si dhe të mos pengojë zhvillimin e procedurave gjyqësore.